So wird Ihre virtuelle Messe erfolgreich

Auch online gilt: Messen und Events sind die perfekten Bühnen, um das Publikum Ihre Marke, Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistungen umfassend erleben zu lassen.

Wie bei einer physischen Messe auch müssen viele Faktoren stimmen: die Organisation, die Ablaufplanung, die Technik, das Marketing und natürlich das einzigartige Konzept für die virtuelle Messe oder das digitale Event mit all seinen inhaltlichen, technischen und gestalterischen Details.

Was möchten Sie erreichen? Und vor allem: Welche Zielgruppen möchten Sie erreichen. Je nach Thema und Zielsetzung wird teilweise ein komplett anderes Messekonzept benötigt. Was ist der Kern der virtuellen Veranstaltung?

• Vermittlung von Wissen
• Kontaktpflege und Networking
• Reichweite und Leadgenerierung
• Entertainment und Inspiration

Davon hängt ab, wie die virtuelle Messe oder das virtuelle Event gestaltet werden sollten und welche Tools und Techniken benötigt werden.

Weitere Elemente für das Konzept:

• Eckdaten: Datum und Dauer, Veranstalter, Motto
• Ablauf und Rahmenprogramm
• Marketing/ PR im Vorfeld
• Externe Dienstleistungen und Tools, die integriert werden müssen
• Höhe des Gesamtbudgets
• Zeitplan mit Meilensteinen
• Namen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten (Wer macht was bis wann?)
• Nachbereitung und Erfolgsmessung

Je nachdem ob die Messe zwei- oder dreidimensional abgebildet werden soll, gibt es unterschiedliche technische Anforderungen und natürlich auch Möglichkeiten. Wird eher eine Bühne für Videostreamings oder -aufzeichnungen benötigt oder gibt es einen dreidimensionalen Messestand, an dem die Besucher*innen sich per Avatar bewegen? Weitere mögliche Fragen sind:

• Sollen Videos gezeigt werden? Oder wird es ein Live-Streaming geben?
• Wie läuft die Kommunikation mit den Besuchern des virtuellen Events (Chat, Videochat, Abstimmungstool)?
• Erhält das Event oder die Messe eine eigene Landingpage?
• Wo und wie sollen die Besucher*innen anmelden?

Wie bei realen Messen auch, kann Ihr Unternehmen auch auf virtuellen Messen seine Produkte und Dienstleistungen präsentieren und dadurch Anfragen (Leads) generieren. Für diese Präsentation gibt es viele Möglichkeiten. So können Sie zum Beispiel Filme, Animationen und Videos einbinden und die Besucher*innen laden sich ergänzend Broschüren und Whitepaper herunter. Außerdem können Sie natürlich per Live-Stream Vorträge und Webinare anbieten oder zu einem persönlichen 1:1-Videochat einladen.

Beispiele für wichtige Planungspunkte bei den Inhalten:

• Eventstruktur mit Sessionzeiten vorplanen
• Vorträge/Webinare konzipieren und ggfs. Speaker anfragen
• Videos drehen, Animationen und Präsentationen gestalten
• Landingpage gestalten
• Downloads (Whitepaper, Checklisten, etc.) schreiben

Idealerweise sollte ein virtuelles Event ihre bisherigen Kontakte nicht nur vertiefen, sondern auch erweitern. Überlegen Sie daher im Vorfeld, auf welchen Kanälen Sie Ihre Zielgruppen erreichen können. Reicht es aus, wenn Sie die Einladung zum Event auf Ihren Social-Media-Kanälen streuen oder sind eventuell sogar digitale Anzeigenkampagnen sinnvoll? Wie sieht es aus mit klassischen Printanzeigen oder einer Newsletterkampagne? Je nach Ausrichtung des Events gehört auch Pressearbeit zum Portfolio für die Vorfeld-Werbung bei Ihren Zielgruppen.

Die Nachbearbeitung und Analyse der Messe oder des Events wird gerne vergessen. Im Sinne einer optimalen Conversion fängt die Arbeit aber nach der virtuellen Veranstaltung erst an.

Pflegen Sie neue Kontakte in Ihr CRM-System ein, dann kann der Vertrieb gleich den nächsten Schritt eingehen. Was auch oft untergeht: Bedanken Sie sich bei allen Partnern und Gästen für die Teilnahme. Vielleicht können Sie dabei auch schon die Aufzeichnung oder Bilder des Events mitschicken oder die nächste digitale Veranstaltung ankündigen?

Was sagen die Metriken zur den Besucherzahlen, der Verweildauer, etc.? Konnten ausreichend Leads generiert werden? Was hat sich gelohnt und was nicht? Auf der Grundlage dieser Antworten, lässt sich abschließend feststellen, wie erfolgreich Ihre virtuelle Messe bzw. Ihr virtuelles Event gewesen ist.